Le attività di gestione degli enti pubblici e delle grosse aziende industriali sono oggi cadenzate da un'incredibile mole di attività di ordine burocratico; è lecito affermare come fra queste ultime la produzione, l'archiviazione e la gestione dei documenti abbiano raggiunto dimensioni tali da rendere spesso difficoltoso qualunque tentativo di organizzazione delle stesse.

Se, infatti, con il termine di "archiviazione", non intendiamo la semplice disposizione dei documenti in giusti spazi, ma anche la registrazione degli stessi in corretti registri di protocollo secondo prassi codificata, possiamo vedere come, anche nel caso le attività siano organizzate nel migliore dei modi, il risultato molto spesso è del tutto insoddisfacente; questo può derivare dalla necessità di gestire notevoli quantità di carteggio oppure da difficoltà di consultazione, sempre crescenti in funzione del numero dei documenti presenti nell'archivio.

Gli Archivi Tradizionali

Il primo problema che s’incontra nella gestione tradizionale degli archivi è inerente alla conservazione dei documenti cartacei; se in tutti i casi è richiesta la disponibilità di spazi adeguati, in alcune situazioni può essere indispensabile provvedere all’installazione di opportune contromisure alla possibile formazione di depositi di polvere, alla proliferazione di muffe o di parassiti animali e infine alla presenza di tassi di umidità tali da arrecare danni ai documenti archiviati.

Di non secondaria importanza sono i problemi della ricerca dei documenti presenti nell'archivio e della loro eventuale consultazione; queste operazioni devono essere realizzate efficientemente, in tempi possibilmente brevi e senza arrecare pregiudizio alcuno all'integrità dei documenti archiviati.

Nella realtà, invece, esse sono alquanto laboriose, non consentono di adottare chiavi di ricerca diverse, causano attese prolungate e in ogni caso, per quanto efficienti siano i metodi adottati, richiedono l'estrazione fisica del documento dall'archivio, la sua manipolazione e il suo reinserimento nell'archivio al termine della consultazione, con i conseguenti rischi di usura ed eventuale danno dello stesso.

Dal punto di vista della riservatezza dei dati siamo costretti a notare come sia oltremodo difficile predisporre delle metodologie "sicure" di consultazione dell'archivio, in base alle quali sia reso impossibile l'accesso alle informazioni riservate da parte dei non aventi diritto; è spesso sufficiente, infatti, conoscere solamente l'esistenza di una pratica riservata per potervi accedere direttamente, con il conseguente rischio di sostituzioni, alterazioni o duplicazioni di documenti contenenti informazioni non divulgabili.

E', infatti, rarissimo che gli enti interessati adottino una protocollazione a diversi livelli di riservatezza e consentano l'accesso agli archivi solamente a personale fidato e nel rispetto delle norme stabilite; più spesso, invece, ovvie ragioni di rapidità ed efficienza consentono a persone diverse di accedere ai dati, con possibili consultazioni indebite.

Alcune soluzioni idonee all'archiviazione dei documenti

Per affrontare e risolvere nel migliore dei modi le problematiche in precedenza descritte, si sono adottate diverse metodologie operative e diverse tecnologie di archiviazione dei documenti.

Se da un lato gli archivi sono ancora oggi per gran parte strutturati su base cartacea, dall'altro si può vedere come siano state assunte numerose precauzioni nella loro gestione, sia per lungimiranza delle amministrazioni sia per mera ottemperanza alle disposizioni di legge.

E' quindi divenuta pratica comune l'installazione di opportuni sistemi antincendio, di controllo dell'umidità ambientale, d’indicizzazione elettronica dei documenti, di fotocopiatura degli originali e di circolazione, regolamentata o meno, delle relative copie conformi o stralcio.

Questi accorgimenti, pur non stravolgendo l'organizzazione degli archivi, hanno permesso di ottenere risultati interessanti. Malgrado costi economici di realizzazione e di gestione tutt'altro che trascurabili, si deve purtroppo notare come i problemi in precedenza indicati siano, anche se in forma ridotta, tuttora presenti.

Una classica soluzione alternativa prevede l'utilizzo di archivi microfilmati; in questo caso i documenti sono fotografati con livelli di riduzione molto spinti, consentendo quindi di ridurre con efficacia gli spazi necessari a contenere l'archivio di consultazione; gli originali, d'altronde, sono sempre riposti in un archivio cartaceo tradizionale.

Questo metodo di archiviazione, per quanto sia efficiente, riguardo all'utilizzo degli spazi, presenta tutte una serie di problemi, tra i quali si possono rammentare i seguenti:

- disponibilità di attrezzature non comuni e abbastanza costose per la microfilmatura, lo sviluppo delle micro bobine e la gestione dei micro film;

- deteriorabilità dei supporti che richiede cautela di manipolazione dei microfilm ed eventuale creazione di copie di riserva degli stessi, dalle quali realizzare duplicati di lavoro, con conseguente incremento dei volumi di archiviazione;

- ritardo anche notevole nella disponibilità effettiva dei documenti microfilmati per la consultazione, dovendo necessariamente impressionare l'intera micro bobina prima di eseguirne lo sviluppo;

- impossibilità di compiere ricerche contemporanee di documenti appartenenti alla medesima micro bobina da parte di persone diverse; questo problema può essere affrontato eseguendo copie multiple delle micro bobine di consultazione, al prezzo di un notevole aggravio dei costi indotti e con la necessità di disporre di spazi d’immagazzinamento sempre più ampi;

- lentezza di ricerca dei documenti, essendo il sistema intrinsecamente sequenziale (se il fotogramma richiesto è l'ultimo, si deve necessariamente svolgere l'intera bobina);

- necessità di un sistema di calcolo accessorio atto a svolgere le funzioni di ricerca per chiave e d’indicizzazione dell'archivio dei microfilm, essendo ormai improponibile svolgere queste attività da un archivio tradizionale "a scheda".

Negli anni passati la tecnologia della microfilmatura ha rappresentato un enorme passo avanti nello sforzo di organizzazione dei grandi archivi ed è stata sicuramente all'avanguardia per lungo tempo e in campi applicativi di grande delicatezza (per esempio in applicazioni militari); nonostante tutto essa non è in grado, come visto, di risolvere completamente le problematiche di archiviazione di grosse moli di documenti.

I sistemi di gestione dei documenti immagine

Con l'evolversi della tecnologia elettronica e informatica e grazie alla crescente disponibilità di memorie di massa di tipo ottico e magneto ottico, si è mostrata la possibilità di sviluppare una nuova generazione di sistemi di archiviazione e ricerca di documenti, in grado di fornire prestazioni elevate, di superare le limitazioni presentate dai sistemi delle precedenti generazioni e, soprattutto, di fornire questi servizi a costi sicuramente accettabili.

Sistemi di questo tipo sono stati prodotti con alterne fortune da diverse case; fra essi spicca per semplicità ed efficienza il sistema DEIWOS della CO.R.EL. Italiana. I suoi componenti di base, hardware e software, possono così essere schematicamente riassunti:

- un sistema di lettura ottica dei documenti e di conversione della relativa immagine in dati numerici;

- un programma di compressione dei dati così ottenuti, allo scopo di eliminare le eventuali ridondanze e di ridurre il volume di spazio necessario alla memorizzazione dei documenti;

- un programma di indicizzazione dei documenti in base ad opportune chiavi di ricerca, stabilite secondo le indicazioni dell'utente finale;

- un sistema di memorizzazione di massa sia delle immagini (compresse) dei documenti che degli indici di ricerca degli stessi;

- un programma di ricerca dei documenti all'interno dell'archivio, secondo le modalità richieste dalla particolare applicazione;

- un programma di decompressione delle immagini, allo scopo di permetterne la visualizzazione e la stampa;

- un dispositivo di visualizzazione delle immagini dei documenti;

- un dispositivo di stampa delle immagini dei documenti;

- un calcolatore centrale in grado di coordinare ed eseguire tutte le attività menzionate.

L'uso del sistema citato è raccomandato in tutte quelle applicazioni in cui sia necessario consultare enormi archivi di documenti in tempi brevi e con grande efficienza di gestione. I pregi fondamentali di questo sistema, appartenente a una nuova generazione, possono essere così sintetizzati:

- necessità di spazi ridotti per la conservazione di grandi quantità di documenti;

- disponibilità quasi immediata alla consultazione dei documenti acquisiti;

- visualizzazione quasi immediata dei documenti richiesti;

- possibilità di disporre più terminali di ricerca e visualizzazione dei documenti, sia locali sia remoti;

- possibilità di accesso contemporaneo da parte di più utenti all'archivio;

- possibilità di accesso contemporaneo da parte di più utenti al medesimo documento dell'archivio;

- possibilità di ottenere riproduzioni cartacee di qualità elevata e in tempi ridotti, anche in copia multipla;

- possibilità di realizzazione di copie multiple degli archivi in spazi e a costi estremamente ridotti, per giusta cautela contro eventi straordinari quali incendi, allagamenti e simili;

- possibilità di crittografazione dei documenti memorizzati e di abilitazione all'accesso agli stessi solamente a una parte del personale;

- ottima resistenza all'usura e ai danneggiamenti occasionali da parte dei supporti di memoria utilizzati;

- grande semplicità di utilizzo e di gestione del sistema completo.

Il sistema DEIWOS

Il sistema di gestione di documenti immagine DEIWOS ha un'architettura di base molto semplice, come indicato nello schema seguente. Nel caso siano necessari più stazioni di acquisizione, di gestione o di stampa dei documenti, queste possono essere connesse tra loro in rete locale, mantenendo nei confronti dell'utente finale la completa disponibilità dell'archivio.

L'architettura del sistema DEIWOS è stata ideata per essere non solo allineata ai massimi livelli tecnologici attuali, ma per essere facilmente integrabile in quelle che saranno, da questo periodo, le nuove architetture aperte dei sistemi di calcolo.